現在様々な企業がDX推進に取り組んでいますが、その中で「RPA」という単語を目にする機会は多いでしょう。
RPAはDX化を進める上で欠かせない存在なので、その詳細について詳しく知っておく必要があります。
この記事ではRPAとは何なのかや、DX推進とRPAの関係などについて解説していきます。
企業のDX推進をより効率的にする「RPA」とは
DX推進を行う上で目にする機会の多い、RPAとはいったい何なのでしょうか？
ここではRPAの概要について触れたうえで、DX推進とどのような関係があるかを説明していきます。
概要
「RPA」とはロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略です。
人間がこれまで行ってきたパソコン上の単純作業を、部分的にもしくは完全に自動化できる概念のことです。
具体的にはRPAを活用することで、以下のような業務を自動化できます。
- 請求書作成業務
- 発注リスト転記業務
- 広告レポート作成
- 勤怠集計
これらはあくまで一例で、ほかにも様々な定型業務を自動化できます。
そのため、単純作業を削減し人間の負担を減らすために活用されます。
DXとの関係
DXとRPAの関係性は、DXは結果でありRPAは過程という関係にあります。
ビジネスモデル全体のデジタル化という最終目的を達成する手段の一つが、RPAによる一部業務の自動化だからです。
RPAで単純作業を自動化することで、従業員はより重要な業務に時間を割けるようになり、DX推進の余裕が生まれます。
もしRPAを活用しなければ、定型業務で手一杯になってしまい、企業のDX化はなかなか進まなくなってしまうでしょう。
つまり、RPAによってとDX推進が可能になると言っても過言ではなく、RPAとDX推進は非常に密接な関係にあると言えるのです。
5つの活用メリット
DX推進に欠かせないRPAの導入には、主に5つのメリットが存在します。
ここでは5つのメリットについて詳しく解説していきます。
自動化による生産性の向上
RPA導入の大きなメリットの一つとして、企業全体の生産性向上が挙げられます。
RPA導入によって業務を自動化することで、従業員は単純作業から解放され、よりコア業務に集中できるようになります。
さらに、単純作業への時間や集中力の投入が不要になった結果、従業員の労働意欲が高まり、業務の品質向上に繋がります。
これらの相乗効果によって、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。
業務の品質向上
人間が行っていた業務をRPAに代替することで、業務の品質向上が見込めます。
RPAはロボットなので人間と違い、単純作業においてミスをすることがないためです。
大量かつ長時間の単純作業が続いたとしても、RPAであれば高速かつ正確な作業が可能です。
そのため、単純作業においては人間よりも高いクオリティで業務をこなすことができ、品質が向上するのです。
人材コストの削減
RPAを導入することで事務処理を人間が行う必要がなくなり、その分の人件費がかからなくなるのでコスト削減に繋がります。
RPAが担当する業務の範囲を徐々に広げていくことで、その分人件費がかからなくなるので、大幅なコストカットも可能になります。
実際にメガバンクのとある企業では、約200の業務を自動化し、約1年で40万時間程度の業務量を削減した例もあります。
このようにRPAは、人的コスト削減に非常に大きな力を発揮します。
業務ミスの削減
RPAはロボットなので人間のように思い込みによる過失や、集中力低下によるケアレスミスをせず、業務プロセスに沿った作業を忠実に実行できます。
人間に単純作業をさせると、体調悪化や疲労蓄積、思い込みなどの影響でヒューマンエラーが発生することがありますが、RPAの場合はこういったことはまずありません。
そのため、RPA導入によってデータの入力などの定型業務においてミスがなくなり、常に一定の成果を上げられるようになります。
非エンジニアにおける利便性の高さ
多くのRPAが、システムの知識を持たない非エンジニアにとっても、使いやすく作られているのも大きなメリットです。
シンプルなインターフェイスや、直感的なUIにこだわって作られたRPAであれば、ノーコードで自動化の設定を行えます。
そのため、非エンジニアにとって利便性が高く、迅速かつ広範囲において業務自動化を実現できます。
DX推進の一環としてRPAを導入するプロセスと注意点
RPA導入によってDX推進を加速させることができますが、そのためには適切な手順でRPAを導入することが必要です。
また、RPA導入時の注意点についても知っておかなければなりません。
そこでここからはRPA導入の適切なプロセスや、導入の際の注意点を説明していきます。
RPAの導入プロセス
まずはRPA導入の適切なプロセスを解説していきます。
課題の現状を把握する
RPAの実際に導入する前に、まずは業務フローの現状を見直し課題を把握する必要があります。
ワークフローの中で、負担の大きい定型業務を見つけ出し自動化することで、RPAの効果を最大化できるからです。
たとえば、経費精算や給与計算といった事務作業に時間がかかり、大きな負担となっている場合、この業務をRPAで自動化できれば非常に大きな恩恵を得られるでしょう。
このように、現状の課題を明らかにすることで、RPAを効果的に導入できるようになります。
RPAの導入範囲を決定する
RPAの導入によって自動化する業務範囲を決定します。
PRAにできるのは業務フロー通りに定型業務をこなすことなので、柔軟な対応が求められる業務の場合、RPAで置き換えるのは困難です。
そこで、どこまでの範囲であれば、RPAによって作業を代替できるかを考える必要があります。
必要な人材の強化
RPA導入の効果を最大化するには、ITリテラシーの高い人材が必要です。
RPAはコードレスで操作可能なツールですが、とはいえRPAやDX推進への理解が深い人物がいるほうが、導入の効果が大きくなります。
したがって、DX人材の新規採用や社員のデジタル教育によって、DX推進への理解が深い人材を増やしていく努力が必要です。
また、実際にRPAを操作するのは現場の社員なので、実際にシステムを操作する従業員への教育も施すようにしましょう。
RPA導入時のリスクへの対応方法
RPAを導入することで、業務量の削減や生産性の向上といった恩恵を得られますが、RPAの使用にもリスクが存在します。
ここではRPA導入時のリスクに対応するために、どういった対策をすべきかを初回していきます。
システム管理者の確保
DX推進のためにRPAを導入する場合、システム管理者を確保しておく必要があります。
RPA導入後にシステムや基盤の変更の必要が生じた場合、システム管理者がいないと対応できなくなってしまうからです。
現状の業務を自動化するだけであれば、システムに詳しい人材は不要かもしれません。
しかし、DX推進に向けてRPAを長期的に運用することを考えると、やはりプログラミングなどの専門知識を持つ人材が必要になるでしょう。
DX推進に向けて長い目線で考えたときに、プロジェクトが息詰まることのないよう、システム全体を管理できる人材を確保しておきましょう。
業務プロセスの整理
RPA導入時の2つ目の注意点は、業務プロセスを整理しておくことです。
RPA導入時は決められたプロセスに従って仕事を処理するシステムなので、業務プロセスが整理されていないと導入が難しくなってしまいます。
そのため、業務プロセスの整理によって、RPAによって自動化できる業務とできない業務を明確にしておきましょう。
自動化が可能な業務がはっきりとしていれば、RPA導入により得られる効果を最大化できるでしょう。
停止の可能性を考慮しておく
RPAはWEB上で機能するツールなので、サーバーダウンなどの要因によってストップする可能性があります。
そうなった場合、RPAによって自動化した業務が滞ることで、企業全体に大きな悪影響を及ぼすリスクが存在します。
こうしたリスクを最小限に抑えるためにも、RPA導入前にサーバー環境の保守管理を徹底し、サーバーダウンの可能性をできるだけ小さく抑えておきましょう。
業務のブラックボックス化のリスクがある
RPAには業務のブラックボックスのリスクがあるので、理解しておかなければなりません。
RPAは特定の業務フローを自動化できる技術ですが、この業務フローを知る人物がいないと業務がブラックボックス化してしまう恐れがあるのです。
自動化した業務内容がブラックボックス化してしまうと、DX推進の過程でシステムの改修が必要になった場合に対応できなくなってしまいます。
そのため、RPAの導入をした人物が誰なのかを把握して起き、自動化した業務フローをすぐに聞き出せるようにしておく必要があります。
RPAを活用してDX推進に成功した事例を紹介
実際にRPAを活用してDX推進に成功した事例には、どういったものがあるのでしょうか？
ここでは、DX推進に成功した企業の例を3つ紹介します。
三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上火災保険株式会社は、RPA導入によって年間67万時間という、驚異的な業務自動化を実現しています。
特にRPAの効果が大きいのが、損害保険金の支払部門です。
従来は自然災害発生時にオペレーターが電話で事故の詳細を聞き取り、情報を手入力しており、短時間に大量の業務を人間が処理する必要がありました。
これを変更し、現在は顧客がホームページで入力した内容をRPAがシステムに自動登録することで、事故登録業務の負担を大幅に減らすことに成功しています。
ほかにも定型化が可能な業務にRPAが導入されており、業務を効率化する上で非常に大きな成果を上げています。
株式会社電通
株式会社電通では、労働時間を短縮し1カ月に1度週休3日を実現するために、RPA導入による業務自動化を進めています。
同社は2017年12月末までに、約400の業務プロセスをRPAによって自動化し、月間で約1万2,000時間の時間短縮に成功しました。
報告書作成やメール送信といった、提携作業をRPAで置き換えることで、DX推進を実現したのです。
以前、株式会社電通では長時間労働の文化が企業に根付いていましたが、こうした体質を一新するという目標を掲げ、RPAを有効活用しています。
同社の事例は、RPAを活用したDX推進の理想的な例と言えるでしょう。
株式会社ドン・キホーテ
ドン・キホーテではPRAの導入によって、170程度の業務に自動化に成功し、業務効率化に成功しました。
自動化に成功した一例として、キャッシュレス決済情報とレジデータの照合が挙げられます。
中国人旅行客のAlipayやWeChat Payでの決済情報は、以前は1日数時間かけて手動でレジデータと照らし合わせていましたが、現在はRPAの導入により完全自動化されています。
また、ドン・キホーテの各店舗向けの分析レポート配信も自動化しており、事業戦略の改善を行いやすい体制の構築に成功しています。
三井住友銀行
三井住友銀行では2017年にRPAの導入をスタートしており、紙媒体のデータをデジタル化し自動化する試みに取り組んでいます。
その結果、従来は300万時間かかっていた業務を自動化し、実に1500人分余力を捻出することに成功しています。
さらに、三井住友銀行のみならず三井住友フィナンシャルグループ全体(SMFG)もPRA導入に取り組んでおり、今後グループ全体を通してRPAによる業務自動化が実施される見込みです。
東洋ビルメンテナンス株式会社
商業ビルやオフィスビルの総合管理を行う東洋ビルメンテナンス株式会社は、事務作業の効率化を目指しRPAを導入しました。
少子高齢化が進行する影響で、今後人材確保が困難となることを見越して、内勤スタッフの業務効率化を図るのが狙いです。
その結果、入力ミスのリスクやダブルチェックの手間を削減し、事務作業を月200時間程度短縮することに成功しました。
DX推進に向けRPAツールを導入する際のポイント4選
RPAを活用してDX推進を成功させるためには、ツール導入の際のコツがあります。
ここでは4つのコツを紹介していきます。
1. 自社にあったRPAツールを選ぶ
RPAを導入する際には自社に合ったツールを選ぶようにしましょう。
DX推進によって達成したい目標やRPA導入担当者のリテラシーによって、どのツールを選ぶべきかが変わってきます。
必要な機能が搭載されていなかったり、自社の担当者のスキルでは扱いきれなかったりするRPAは導入しにくく、DX推進の妨げになる恐れがあります。
RPAシステムには様々な種類が存在するので、自社にぴったりのものを選択するようにしましょう。
2. 小さく導入することから始める
RPAを導入しDX推進につなげるときには、身近な業務を自動化することから始めましょう。
初めから大きすぎる処理をRPAで自動化しようとすると、トラブル発生時の修正が非常に大変になってしまうからです。
データ入力や情報収集など、手軽に自動化できるところにRPAを導入することからスタートするのがおすすめです。
3. 費用対効果を意識する
DX推進においてRPAを導入する際には、費用対効果を意識して採用する価値があるかどうか検証するようにしてください。
RPAは安価で導入が簡単な簡易型のツールから、開発型の複雑なものまでさまざまな種類が存在しています。
開発型のツールの場合、運用には人的コストがかかるため、コストをかける価値があるかどうかをよく考えてから導入したほうがいいでしょう。
4. 効果測定を行う
RPAを導入したら人件費やシステム購入費用、RPAの保守運用費用などを計算し、導入前にかかっていた人件費と比較して費用対効果を確認しましょう。
数値化が難しいミスの低減や社員の心理的負荷の軽減などの効果に関しては、社員へのヒアリングやアンケートを通して効果を確認します。
こうした効果測定をした結果、経費削減や社員の負担減少といった効果が見られなければ、導入箇所を変更したりほかのシステムを導入したりといった改善が必要になります。
なお、RPAの導入に不慣れな段階では機能がシンプルで、価格も安めのRPAを選ぶのがいいでしょう。
低価格でRPAを導入できれば、ほぼ確実に人件費より安い価格で業務を完了させられるため、非常に高い費用対効果が期待できます。
ツールでお悩みなら低コストで運用できる「MICHIRU RPA」！
RPAでの業務自動化を検討中なら、月額たったの５万円と、低コストで運用できるシステム「MICHIRU RPA」を検討してみてください。
「MICHIRU RPA」は、反復によって学ぶ「機械学習」という技術を活用し、主にバックオフィスの業務を自動化します。
具体的には「MICHIRU RPA」は以下のような業務を自動化できます。
- Excelを基に社内基幹システムにデータ入力
- 営業実績などの社内報告用の資料作成
- WEBを活用した定型リサーチ業務
- 複数システムをまたいだデータ入力作業
- 請求書などの社外向け書類作成業務
こういった、人間が行うと長い時間がかかる業務を自動することで、業務効率化や人件費削減を実現できます。
月額5万円で導入できるので、コストパフォーマンスの面でも非常に優れているツールだといえるでしょう。
すでに様々な企業様に採用していただき、ご満足頂いているので、少しでも興味があればぜひお問い合わせください。
記事まとめ
DX推進によってビジネスモデルを変革し、顧客体験に革新を起こすためには、限られた人的リソースを有効活用しなければなりません。
そのために、単純作業を代行できるロボットであるRPAはDX実現のためには、必要不可欠な存在であるといえます。
ぜひ適切に導入し、従業員がコア業務に注力できる環境を作り上げ、DX推進を成功させましょう。
