生成AIの普及によって、企業でもAIを業務に取り入れやすくなりました。文章の作成や情報検索だけでなく、請求書の読み取り、データの整理、社内マニュアルの検索など、活用できる業務も広がっています。

一方で、「AIを導入したいけれど、何から手をつければいいのかわからない」「自社の業務に使えるのか判断できない」という企業も少なくありません。

特に中小企業では、AI導入を専門に担当する部署がないことも多く、費用や運用面に不安を感じるケースもあるでしょう。

ただ、AIの導入に必ずしも大規模なシステム開発が必要なわけではありません。身近な業務から試し、効果を確認しながら利用範囲を広げていく方法もあります。

今回は、中小企業でのAI活用例を紹介しながら、導入費用の考え方や実際に導入を進める際のポイントを解説します。

中小企業でAIを活用できる業務とは？

AIと聞くと、専門的な分析や高度なシステムをイメージする方もいるかもしれません。

しかし、日常業務の中にもAIを活用できる場面は数多くあります。

例えば、毎月大量の請求書を処理する経理部門や、社内からの問い合わせに対応する総務部門などです。

まずは、比較的取り組みやすい業務を見ていきましょう。

請求書や注文書の入力作業

取引先から届いた請求書を確認し、Excelや会計システムへ入力する作業は、多くの企業で発生しています。

請求書の形式が取引先ごとに異なる場合、必要な項目を探しながら入力するため、どうしても手間がかかります。

こうした業務には、AI-OCRの活用が考えられます。

AI-OCRは、PDFや画像に含まれる文字を読み取り、必要な情報をデータ化する技術です。取引先名や請求日、金額などを抽出し、CSV形式で出力するといった使い方ができます。

もちろん、すべての帳票を正確に読み取れるわけではないため、読み取り結果の確認は必要です。それでも、最初からすべてを手入力する作業を減らせれば、担当者の負担軽減につながります。

社内マニュアルや規程の検索

総務や情報システムの担当者であれば、社員から同じような質問を何度も受けた経験があるのではないでしょうか。

例えば、経費精算の申請方法や社内システムの操作方法などです。

マニュアルが存在していても、保存場所がわからなかったり、資料が多くて必要な情報を見つけられなかったりすることがあります。

AIを活用した社内ナレッジ検索では、社内規程やマニュアルを参照資料として登録し、自然な文章で質問できる仕組みを作れます。

「出張時の交通費はどうやって申請するの？」と質問すると、登録された資料をもとに関連する情報を探す、といった使い方です。

社員が自分で情報を調べやすくなれば、問い合わせを受ける担当者の負担も減らせます。

文章の作成やデータ整理

報告書の作成や会議議事録の整理も、AIを活用しやすい業務の一つです。

例えば、会議の内容を文章にまとめる場合、AIで要点や決定事項を整理してから担当者が確認・修正することで、作成時間を短縮できる場合があります。

また、複数のファイルから必要な情報を抜き出して整理したり、指定した形式にデータを変換したりする用途も考えられます。

こうした作業は、一回あたりの時間が短くても、日常的に繰り返していると大きな負担になります。

AI導入にかかる費用はどのくらい？

AI導入を検討する際、気になるのが費用です。

ただし、AIサービスは提供形態や機能によって料金が大きく異なります。

例えば、既存のクラウド型AIサービスを利用する場合は、ユーザー数や利用量に応じた月額料金で始められるものがあります。

一方、既存システムとの連携や、独自の業務ルールに合わせた機能の開発が必要な場合は、追加の開発費用や設定費用が発生することもあります。

そのため、サービスを比較する際は、月額料金だけで判断しないことが大切です。

特に確認しておきたいのは、次の項目です。

• 初期費用や月額利用料
• 利用できるユーザー数
• AIの利用量に応じた追加料金
• 業務に合わせた設定やカスタマイズの可否
• 導入後のサポート体制

例えば、月額料金が安くても、自社の業務に必要な機能がなく、結局ほとんど使われないのであれば導入効果は得られません。

逆に、毎月多くの時間を費やしている作業を効率化できるのであれば、一定の費用をかける価値はあるでしょう。

導入費用とあわせて、どのくらいの業務時間を削減できるかを検討することが重要です。

AI導入は何から始めるべき？

中小企業がAIを導入する場合、最初から会社全体の業務を変えようとする必要はありません。

まずは、対象となる業務を一つ決めるところから始めるのがおすすめです。

まずは時間がかかっている業務を洗い出す

最初に行いたいのは、現在の業務を整理することです。

例えば、次のような作業がないか確認してみましょう。

• 毎月決まった書類を確認して入力している
• 複数の資料から必要な情報を探している
• 同じような問い合わせに繰り返し対応している
• 定期的に報告書や集計資料を作成している

こうした業務の中から、作業時間が長いものや、負担が大きいものを選びます。

AIで対応できる範囲を確認する

対象業務が決まったら、どこまでAIに任せられるかを確認します。

例えば、請求書の入力業務であれば、書類から情報を読み取る工程はAI-OCRで効率化し、読み取った金額の確認は担当者が行う、といった分担が考えられます。

すべてを自動化することにこだわらず、一部の作業だけをAIに任せる方法でも十分に効果が出る場合があります。

小さく試して効果を確認する

導入前には、実際の業務に近いデータを使って、精度や使いやすさを確認しましょう。

その際、AI導入前後の作業時間を記録しておくと、効果を判断しやすくなります。

例えば、毎月100件の書類を処理しており、1件あたりの作業時間を5分短縮できた場合、月間で約8時間20分の削減になります。

これはあくまで計算例ですが、実際の件数と作業時間を使えば、自社での費用対効果を具体的に検討できます。

効果が確認できたら、ほかの業務や部署への展開を考えていくとよいでしょう。

企業向けAIツールを選ぶ際に確認したいこと

AIサービスを選ぶ際には、機能や費用に加えて、社内で継続的に利用できるかどうかも確認しておきたいところです。

特に気をつけたいのが、情報管理と運用のしやすさです。

企業でAIを利用する場合、顧客情報や社内の業務資料を扱うことがあります。

そのため、AIに送信するデータの取り扱いや、利用者ごとの権限設定、利用履歴の保存方法などを確認する必要があります。

また、AIの回答が必ずしも正しいとは限りません。

金額や契約内容など、正確性が求められる業務では、人による確認を前提に運用を設計することが大切です。

AIを便利なツールとして使うだけでなく、企業としてどのように管理するかまで考えておくことで、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。

中小企業のAI活用を支援する「MICHIRU AI」

株式会社MICHIRUでは、企業向けAI活用・管理サービス「MICHIRU AI」を提供しています。

MICHIRU AIは、書類の読み取りやデータ整理、社内情報の検索など、日常業務でのAI活用を支援するサービスです。

主な機能には、AI-OCR、社内ナレッジ検索、文章の要約・データ変換、翻訳などがあります。

また、業務ごとに参照資料や処理ルールを設定したAIエージェントを作成できるため、企業の業務内容に合わせた使い方が可能です。

部署やユーザーごとの利用権限、AIの利用量などを管理する機能も備えており、企業としてAIを運用しやすい仕組みになっています。

月額10,000円から利用可能

MICHIRU AIは、月額10,000円のStarterプランから利用できます。

5ユーザーで利用できるBusinessプランは月額30,000円で、全社導入や独自機能の開発などを検討している企業向けには、個別見積のEnterpriseプランも用意しています。

※AIの利用にはプランごとの無料枠があり、超過分は従量課金となります。詳細は公式サイトをご確認ください。

まずは一つの部署や業務からAI活用を始め、必要に応じて利用範囲を広げていくこともできます。

まとめ

AIの導入は、大企業だけの取り組みではありません。

中小企業でも、請求書の入力や社内マニュアルの検索、文章の整理など、身近な業務からAIを活用できます。

大切なのは、自社の課題に合った使い方を見つけることです。

最初から大きな成果を求めるのではなく、まずは一つの業務で試してみることが、無理のないAI導入につながります。

株式会社MICHIRUでは、企業の業務内容に応じたAIの活用方法をご提案しています。

「自社のどの業務にAIを使えるのかわからない」「まずは一部の業務からAIを導入してみたい」という方も、お気軽にご相談ください。