生成AIの普及によって、中小企業でもAIを業務に取り入れやすくなりました。
請求書の読み取りや社内マニュアルの検索、問い合わせ対応など、AIを活用できる業務はさまざまです。
一方で、AIツールを導入したものの、思ったように活用できていない企業もあるのではないでしょうか。
例えば、最初は社員が興味を持って利用していたものの、次第に使われなくなってしまったり、実際の業務に組み込めず、期待していた効果が得られなかったりするケースです。
AIは導入するだけで業務が効率化されるものではありません。自社の課題に合った使い方を考え、継続的に利用できる環境を整える必要があります。
今回は、中小企業がAIを導入する際に起こりやすい失敗と、その対策について紹介します。
中小企業のAI導入が進まない理由
AIに関心はあっても、実際の導入まで進められない企業は少なくありません。
2026年版の中小企業白書では、AIを活用していない中小企業のうち、63.4%が「活用する業務がイメージできていない」と回答しています。
また、AI活用を推進する人材の不足や、社内ルールの未整備なども課題として挙げられています。
こうした状況を考えると、中小企業のAI導入では、技術的な問題だけでなく、どの業務に使うか、誰が管理するかといった運用面も重要だといえます。
特に、AIを初めて導入する場合は、ツールの機能を比較する前に、自社の業務でどのような課題があるのかを整理しておきたいところです。
中小企業のAI導入でよくある失敗5つ
ここからは、AI導入を検討する際に注意したい5つのケースを紹介します。
いずれも特定企業の失敗事例ではなく、導入時に想定しておきたい課題です。
1. AIを導入すること自体が目的になっている
AIの導入を検討するきっかけとして、「最近AIが話題になっているから」「他社でも導入が進んでいるから」という理由もあるでしょう。
もちろん、新しい技術に関心を持つことは大切です。
ただし、具体的な目的がないままAIツールを導入すると、何に使えばよいかわからず、十分に活用されない可能性があります。
例えば、全社員が利用できる生成AIサービスを契約しても、実際に使うのは一部の社員だけという状況も考えられます。
これを防ぐには、AI導入前に業務上の課題を明確にすることが重要です。
「毎月の請求書入力に時間がかかっている」「社内の問い合わせ対応に負担が集中している」など、具体的な課題があれば、必要なAIの機能も見えてきます。
まずは、AIを使って何を改善したいのかを整理するところから始めましょう。
2. AIですべての業務を自動化できると思ってしまう
生成AIはさまざまな処理に活用できますが、すべての業務を正確に自動化できるわけではありません。
例えば、請求書から取引先名や金額を読み取る作業には、AI-OCRを活用できます。
しかし、読み取った情報を会計システムに登録する必要がある場合、AIによる情報抽出だけでは業務が完了しません。
また、AIが読み取った金額が正しいかどうかを確認する工程も必要です。
こうした業務では、AIとRPAを組み合わせたり、既存システムのデータ取り込み機能を利用したりする方法が考えられます。
大切なのは、業務全体を整理し、それぞれの作業に適した仕組みを選ぶことです。
AIが得意とする情報の読み取りや整理と、RPAなどが得意とする定型操作を分けて考えることで、無理のない自動化につながります。
3. 現場の業務に合わないAIツールを選んでしまう
AIツールは、製品によって対応している機能や得意とする業務が異なります。
文章作成に適したサービスもあれば、書類の読み取りや社内情報の検索など、特定の業務に対応したサービスもあります。
例えば、社内マニュアルの検索を効率化したい企業が、社内資料を参照する機能のないAIサービスを導入しても、期待していた使い方はできません。
また、請求書処理を自動化したい場合でも、実際に使用している帳票を正確に読み取れるかどうかは、事前に確認する必要があります。
ツールを選ぶ際は、機能の多さや知名度だけで判断せず、現場で必要としている機能が備わっているかを確認しましょう。
可能であれば、実際の業務で使用している資料やデータを使って試すことをおすすめします。
その際は、管理職や情報システム担当者だけでなく、実際に業務を担当している社員の意見も取り入れるとよいでしょう。
4. 社内ルールや管理体制を整えていない
企業でAIを利用する場合、個人で利用する場合とは異なる管理が必要です。
例えば、顧客情報や契約内容、社内の機密資料などをAIに入力する場合、その情報がどのように扱われるかを確認しなければなりません。
また、社員がそれぞれ異なるAIサービスを利用している場合、会社として利用状況を把握することが難しくなります。
部署によって取り扱う情報も異なるため、利用者ごとの権限管理が必要になる場合もあります。
こうした問題を防ぐには、会社として利用するAIサービスを決め、基本的なルールを整備しておくことが大切です。
例えば、利用できるサービス、入力してよい情報、AIの回答を確認する方法などです。
すべてのルールを最初から細かく決める必要はありませんが、管理する担当者や部署を明確にしておくと、導入後の運用も進めやすくなります。
5. 導入効果を確認できていない
AIツールを導入した後、実際にどの程度の効果が出ているか確認できていないケースも考えられます。
例えば、請求書の入力業務にAIを導入した場合、読み取り処理が短時間で終わっても、その後の確認や修正に時間がかかっていては、十分な効果が得られないかもしれません。
そのため、AIの処理時間だけでなく、業務全体にかかる時間を比較することが重要です。
仮に、毎月200件の書類を処理しており、1件あたりの作業時間を5分短縮できれば、月間で約16時間40分の削減になります。
これはあくまで計算上の例ですが、実際の処理件数と作業時間を把握しておけば、導入費用に見合った効果があるか判断しやすくなります。
また、作業時間だけでなく、入力ミスの件数や問い合わせ対応件数など、業務に応じた指標を確認することも有効です。
AIを導入したのに使われなくなった場合は？
すでにAIツールを導入しているものの、社内であまり使われていない場合もあるでしょう。
そのようなときは、利用を促す前に、なぜ使われていないのかを確認することが大切です。
例えば、操作方法がわからないのか、実際の業務に必要な機能がないのか、AIに入力する情報を毎回準備するのが面倒なのかによって、対応方法は異なります。
操作方法がわからないのであれば、利用手順を整理したり、社内向けの説明会を実施したりする方法があります。
一方、毎回同じ指示を入力することが負担になっている場合は、業務ごとに参照資料や処理ルールを設定したAIエージェントを利用する方法も考えられます。
また、実際の業務に合っていないのであれば、無理に利用を続けるのではなく、対象業務やツールの見直しも必要です。
重要なのは、利用回数を増やすことではなく、AIが業務の負担軽減につながっているかどうかです。
中小企業がAI導入で失敗しないための進め方
中小企業がAIを導入する場合、最初から大規模なシステムを構築したり、全社で利用を始めたりする必要はありません。
まずは、効果を確認しやすい業務を一つ選ぶ方法がおすすめです。
例えば、毎月大量の請求書を処理している企業であれば、経理部門の入力作業から始める方法があります。
また、社内マニュアルに関する問い合わせが多い企業であれば、総務や情報システム部門のナレッジ検索が候補になります。
対象業務を決めたら、現在の作業時間や処理件数を把握しておきます。
その後、実際の業務データを使ってAIを試し、作業時間や出力精度を確認します。
ここで想定した効果が得られなければ、設定や運用方法を見直します。
一方、効果が確認できれば、ほかの業務や部署への展開を検討できます。
最初から完璧な自動化を目指すのではなく、実際の業務で使える仕組みを少しずつ整えていくことが大切です。
中小企業のAI導入を支援する「MICHIRU AI」
株式会社MICHIRUでは、企業向けAI活用・管理サービス「MICHIRU AI」を提供しています。
MICHIRU AIは、AI-OCRによる書類の読み取り、社内ナレッジ検索、データ整理、翻訳など、企業の日常業務で活用できる機能を備えています。
また、業務ごとに参照する資料や処理ルール、出力形式などを設定したAIエージェントを作成することも可能です。
例えば、経理部門では請求書の読み取りに使用するAIエージェント、総務部門では社内規程を検索するAIエージェントなど、業務に応じて使い分けることができます。
さらに、部署やユーザーごとの利用権限、AIの利用量やコストを管理する機能も備えています。
MICHIRU AIでは、まずは一つの部署や業務から導入し、効果を確認しながら活用範囲を広げていくことを想定しています。
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参考資料
本記事では、中小企業におけるAI導入の課題について、以下の公的資料を参考にしています。
