中小企業のRPAの導入事例、成功例が増えている背景は？

RPAは、これまで多くの大企業で業務時間を自動化により削減し、職場環境の改善・業務改善に大きな効果を発揮してきました。

銀行などの金融機関では、年間で約110万時間もの業務時間の削減効果をあげたケースや、金融商品の申し込みにRPAによる自動化を導入し、顧客満足度を上昇させた事例など、多くの成功事例があります。

現在では、より使い勝手がよく低コストで導入できるRPA製品が増加し、RPAツール＝大企業のためのもの、というイメージから脱却しつつあります。業種を問わず、多くの中小企業での導入が急速に拡大しています。

ここでは、失敗しないRPAの選定・導入について解説するとともに、中小企業も導入しやすいRPAツール「MICHHIRU RPA」の導入成功事例をご紹介します。

RPAとは？

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略です。RPAツールはオフィスのロボットとも呼ばれる自動化ソフトウェアのことをいいます。

単純作業をあらかじめ設定した「シナリオ」に沿って反復して行わせることができ、人の手によって行われていた作業を自動化することができます。代表的な製品には、UiPath、WinActorなどがあります。

RPAに利用されているのは、ロボティック技術です。FA（ファクトリーオートメーション）と呼ばれる、いわゆる工業用ロボットと違う点は、使われる場面がPC上であること、また主にオフィスのPC業務で使われることです。

RPAで何ができる？転記・チェックなど自動化・効率化の概要

RPAでできることは、単純作業の反復です。単純作業は、判断のいらない作業であることを意味しています。

RPAとAIは自動化ツールであることから混同されがちですが、RPAはAIのように自律的な学習や判断はできません。そのため、複雑な判断を伴う接客や、コールセンターの応答などには向いていません。

RPAは入力・チェック・転写など、単純な作業の繰り返し業務に使われ、AIは複雑な判断を要する業務に使われています。

業界別での導入事例・金融やバックオフィスだけ？

RPAは、かつてはよく金融機関、あるいは総務・経理などのバックオフィスに向いているとされていましたが、今では営業業務・建設業・不動産業・メーカーでの活用や、自治体・大学・病院でも導入事例が増えています。

例えば、こんな事例があります。

• 建設業での、現場の勤務時間管理の集計・施工管理表のチェックにRPAを導入、ミスと残業を同時に減らした。
• 自治体のバスチケット発行や、施設利用の予約チェック・転記などの業務に利用している。
• 営業日報のチェックに使い、管理者の負担を軽減。フィードバックが確実に行われるので、スタッフからも好評を得た。

RPAは、作業の内容を選びますが業種は選びません。オフィスワークならどこででも使える可能性があります。

導入・活用のメリットとは？時間削減だけじゃない

長時間かけて行っていた単純作業をRPAで自動化すれば、業務時間を大幅にカットすることが可能です。このことにより残業と残業代を削減することができます。ロボットが正確に行うので、ミスをなくすこともできます。

ある調査では、働く人が最もストレスを感じる業務の一つが、単純作業であることがわかっています。特に長時間の単純作業はストレスの原因になり、集中力やモチベーションの低下にもつながると考えられます。

単純作業をRPAに任せることで、時間削減の効果はもちろん、人にしかできない、より本質的でクリエイティブな業務に人材を集中させることができるようになります。

ところで、かつては導入から運用までのコストが数千万円にもおよび、高額だといわれていたRPAツールですが、今ではMICHIRU RPAをはじめとして月額数万円から利用できる製品も多くありますので、多額のコストがかかることがデメリットとはされなくなりました。

そのため、RPAには、仕事を選び、単純作業以外には向かない、という点以外のさしたるデメリットがない、といわれています。

RPAツールの運用方法は？

RPAは、多くのPCにインストールし、オンラインで管理ツールを使い一斉に運用する大規模運用と、スタンドアロンや、数台の運用を行う小規模な運用があります。

大規模運用では、多くの仕事を自動化することができますが、数台の運用でも単純作業を徐々にRPAに行わせることにより、会社の規模によっては業務の効率化を狙うことができます。

注意したいのは、数台のPCで各人がシナリオを作成し、自動化に利用している場合です。シナリオの構成や、仕事そのものの情報共有をしていないと、メンバーがいなくなったら使えなくなるといった事態に陥ってしまうことがあります。

それを防ぐために、シナリオ・仕事内容をフローチャートで共有することや、トラブルシューティングのノウハウを社内で共有しておくことが重要です。特に中小企業の運用では、この点が課題になるケースが多くありますので、十分に留意する必要があります。

導入上の留意点・自動化対象業務は絞り込みを

RPAの導入を成功させるポイントは、業務を整理したうえで導入するということです。

すでにご紹介した通り、RPAツールに向いている作業は単純作業です。その単純作業をいくつも組み合わせてシナリオを作ることはできますが、あまり複雑な作業の自動化には向いていません。

これらの留意点を十分に考慮せず失敗してしまった事例が過去には多くありました。

導入に当たっては、業務を十分に仕分けし、まずはRPAが得意とする単純作業から利用することが導入成功のカギになります。

こんなお悩みはMICHIRUで解決

MICHIRU PRAは初期費用10万円、月々5万円から利用できて低コストなうえに、導入後、スムーズにRPAに業務を移行できるようにコンサルティングや、研修も用意されています。

社内のメンバーがRPAに不慣れでも、導入時の丁寧なサポート・フォローアップがありますので、安心して導入することができます。そのため、MICHIRU RPAには中小企業を中心に、RPAを未経験で1から導入した成功事例が多くあります。

ご紹介した企業、自治体のMICHIRU RPAの導入事例に、あなたの会社もぜひ続いてください。