取引先から届いた請求書の内容をExcelに入力する。FAXで受け取った注文書を確認し、販売管理システムに登録する。
こうした作業は、一件ずつ見ればそれほど時間がかからなくても、毎日繰り返していると大きな負担になります。
特に、取引先ごとに書類の形式が違う場合や、入力する項目が多い場合は、確認にも手間がかかります。
このような書類の入力業務を効率化する方法として、AI-OCRの活用が考えられます。
今回は、AI-OCRの基本的な仕組みから、請求書やFAXを使った具体的な活用方法、導入時に確認しておきたいポイントまで紹介します。
AI-OCRとは？従来のOCRとの違い
OCRとは、紙の書類をスキャンした画像やPDFなどから文字を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。
例えば、紙の請求書をスキャンしてOCRで読み取れば、記載されている文字をテキストデータとして取り出すことができます。
AI-OCRは、こうした文字認識にAI技術を活用したものです。
従来のOCRは、決まった位置に文字が記載されている帳票や、一定の形式で作成された書類の読み取りに適した製品が多くありました。
一方、AI-OCRでは、製品や採用されている技術によって、文字の特徴や帳票の構造を踏まえた読み取りが可能です。
請求書のように取引先ごとにレイアウトが異なる書類でも、必要な情報を抽出できる製品があります。
ただし、AI-OCRであればどのような書類でも正確に読み取れるわけではありません。対応できる書類や読み取り精度は、利用するサービスによって異なります。
AI-OCRはどのような業務に使える？
AI-OCRは、紙やPDFなどの書類から情報を読み取り、その内容を別のシステムやファイルで利用したい場面に適しています。
ここでは、中小企業でも取り組みやすい業務を紹介します。
請求書のデータ入力
経理業務では、取引先から届いた請求書を確認し、会計システムやExcelに情報を入力する作業が発生します。
入力する項目としては、取引先名、請求日、請求金額、支払期限などが挙げられます。
AI-OCRを利用すると、こうした情報を請求書から読み取り、CSVなどのデータに整理することができます。
例えば、毎月100件の請求書を処理している場合、1件あたりの作業時間を3分短縮できれば、月間で5時間の削減になります。
もちろん、これは計算上の例です。実際には帳票の種類や読み取り精度によって効果が異なりますが、処理件数が多い業務ほど検討する価値があります。
FAX注文書の入力
製造業や卸売業などでは、現在もFAXで注文書を受け取っている企業があります。
FAXで届いた注文書を確認し、商品名や数量、納期などを受注システムに入力する作業は、入力ミスにも気をつけなければなりません。
例えば、複合機で受信したFAXをPDFとして保存し、AI-OCRで必要な情報を読み取る方法が考えられます。
読み取った内容をデータ化できれば、担当者が書類を見ながら一項目ずつ入力する手間を減らせる可能性があります。
ただし、手書き文字や印字のかすれ、商品コードの表記などによっては正しく読み取れない場合もあります。
特に数量や商品コードは、誤りが受注内容に影響するため、確認する工程を残しておくことが大切です。
納品書や申込書のデータ化
請求書や注文書以外にも、納品書、申込書、各種報告書など、定期的に受け取る書類は少なくありません。
書類から必要な情報を取り出してデータ化すれば、Excelでの集計や管理にも活用できます。
例えば、紙の申込書に記載された氏名や申込内容を読み取り、一覧表にまとめるといった使い方です。
すべての情報を手入力する必要がなくなるため、入力件数が多い業務では負担軽減につながります。
AI-OCRで書類を読み取った後はどうする？
AI-OCRを導入する際、意外と見落としやすいのが、読み取った後の作業です。
例えば、請求書から取引先名や金額を読み取ることができても、その情報を会計システムへ登録する必要がある場合、入力作業が残ります。
そのため、AI-OCRを検討するときは、文字の読み取りだけでなく、データをどのように利用するかまで考えておくことが大切です。
CSVやExcelに出力して活用する
比較的取り組みやすい方法は、読み取った情報をCSVなどの形式で出力することです。
取引先名、日付、金額などを決められた列に整理しておけば、Excelでの確認や集計がしやすくなります。
また、業務システムにCSVの取り込み機能があれば、その機能を利用してデータを登録する方法も考えられます。
RPAと組み合わせて入力まで自動化する
CSVの取り込み機能がないシステムでは、読み取った情報を画面から入力しなければならないこともあります。
こうした場合に活用できるのがRPAです。
RPAは、パソコン上の決まった操作を自動実行するツールです。
AI-OCRとRPAを組み合わせることで、例えば次のような業務の流れを構築できます。
- 受信したFAXや請求書をPDFとして保存する
- AI-OCRで必要な情報を読み取る
- 読み取った結果をCSVファイルに出力する
- 担当者が金額や内容を確認する
- RPAがCSVの情報を業務システムに入力する
このように、書類からの情報抽出と、その後のパソコン操作を分担させることで、業務全体の効率化を図れます。
既存のシステムをそのまま利用できるケースもあるため、システムの入れ替えが難しい中小企業でも検討しやすい方法です。
なお、連携できる範囲は対象システムの仕様や操作環境によって異なります。
AI-OCRを導入する前に確認したいポイント
AI-OCRを導入すれば、すべての入力作業がなくなるというわけではありません。
実際に利用する際は、次のような点を確認しておきましょう。
読み取りたい項目を整理する
最初に、どの書類から何の情報を取り出したいのかを決めます。
請求書であれば、取引先名や請求日、金額だけでよいのか、明細ごとの商品名や数量まで必要なのかによって、求められる機能が変わります。
必要な項目を事前に整理しておくと、サービスを比較しやすくなります。
実際の書類で精度を確認する
AI-OCRの読み取り精度は、書類の状態やレイアウトによって変わります。
取引先ごとに形式が異なる帳票や、手書きの書類を扱う場合は、実際のサンプルを使用して確認することをおすすめします。
読み取り結果を確認する方法を決める
AI-OCRを使っても、誤読を完全になくすことはできません。
特に、請求金額、振込先口座、発注数量など、間違えると影響が大きい情報については確認が必要です。
導入時には、どの項目を誰が確認するか、誤りがあった場合にどう修正するかまで決めておくと、運用を始めやすくなります。
費用だけでなく業務全体の効果を見る
AI-OCRの導入効果を考える際は、読み取り速度だけでなく、その後の確認や修正も含めて評価する必要があります。
例えば、読み取り自体は短時間で終わっても、修正に多くの時間がかかるのであれば、想定した効果が得られない可能性があります。
一方、決まった形式の書類を毎月大量に処理している場合は、比較的効果を測定しやすいでしょう。
まずは一種類の帳票から試してみるのも一つの方法です。
MICHIRU AIで書類の読み取り・データ入力を効率化
株式会社MICHIRUでは、企業向けAI活用・管理サービス「MICHIRU AI」を提供しています。
MICHIRU AIでは、請求書や申込書などの書類から必要な情報を読み取り、指定した形式に整理することができます。
例えば、請求書から日付や金額、取引先名などを抽出し、CSV形式で出力するといった使い方が可能です。
また、業務に合わせて読み取り項目や出力形式を設定したAIエージェントを作成できるため、企業で使用している帳票に合わせた活用を検討できます。
さらに、MICHIRU RPAと組み合わせることで、読み取ったデータをExcelや業務システムへ入力する作業の自動化にも対応できます。
「請求書の入力作業を減らしたい」「FAXで届く注文書をデータ化したい」といった業務上の課題があれば、ぜひご相談ください。
現在の業務内容や使用している書類をもとに、AIをどのように活用できるかご提案いたします。
