RPAとは簡単に言うと、人間が行っている単純作業を代行するツールのことです。
少子高齢化の影響で働き手が不足し、今後ますます人手不足が深刻になる日本において、労働力不足解消の手段としてRPAを導入する企業が増えています。
この記事ではRPAとは何かや、導入のメリット、RPAツールの選び方、おすすめのRPAツールなどについて解説していきます。
RPAとは
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、簡単にいうと、コンピューターが人間の代わりに業務をこなしてくれる仕組みのことです。
取引先に毎日送るメールやデータ入力など、手順が決まった定型業務を代行してくれます。
一旦設定すれば自動で業務が完了するようになり、人間の負担を減らせるため、DX推進の一環としてRPAを取り入れる企業が増えています。
RPAの仕組み
RPAは簡単に言うと、以下の2ステップで動く仕組みになっています。
- 人間が行っていた業務手順を入力する
- 入力された内容に基づきRPAが作業する
このように、業務手順をシナリオ化しロボットに指示するだけで、単純作業をRPAに代行させることができます。
ただし、RPAは自分の判断で行動を変更することはできないので、臨機応変な対応が必要な業務の代行は難しいと考えておきましょう。
RPAとITとの違い
RPAと同様に高頻度で耳にするデジタル関連用語に「IT」が存在します。
今後、デジタルに関する情報を正確に捉えるためには、ITとRPAの意味の違いを知っておく必要があります。
ITとは「information technology」の略で、PCやスマートフォンといったコンピューターやインターネット通信に関わる技術を指します。
簡単に言うと、情報を「手に入れる」「保存する」「伝える」技術のことです。
一方で、RPAとは定型業務を自動化し代行するロボットのことなので、ITとRPAは全く異なる概念と言えます。
RPAとAIとの違い
RPAとAIも意味を混同しやすい用語なので、簡単に違いを説明します。
AIは「artificial intelligence」の略で、日本語でいうと人工知能を指します。
定型業務をこなすRPAとは違い、自ら学習し自己判断を下せる点が大きな特徴です。
RPAとは何も考えず目の前の作業を黙々とこなすロボットで、AIは自分で試行しながら仕事を進めるロボット、と考えればわかりやすいかもしれません。
導入のメリットとデメリット
RPAとは何かについて知っていただいたところで、RPA導入のメリットとデメリットを解説していきます。
RPAには利点と欠点の両方があるので、それぞれを知っておきましょう。
導入するメリット
RPA導入の最大のメリットは、なんといっても生産性の向上です。
RPAを上手に使うと人間が単純作業をする必要がなくなり、その分社員の時間が空きます。
その結果、時間をより価値の高い業務に使えるようになり、仕事の生産性が向上しやすくなります。
また、RPAに仕事を任せることによってケアレスミスが無くなり、ミスのチェックなどの業務負担が減るのも生産性が高まる理由です。
完全自動化が難しい業務の場合でも、RPAを部分的に導入することで業務の負担を減らせるケースもあります。
導入するデメリット
RPA導入のデメリットは、トラブル発生時に業務が停止するリスクがある点です。
RPAツールは色々なシステムが連携して動作するので、どこかにエラーが発生すると業務がストップする可能性があります。
具体的には、サーバーの容量を超えるような動作を命令すると、こういったエラーが起こりやすくなります。
トラブルを防ぐためにはサーバーの余裕ある容量を確保し、安定した運用環境を構築することが重要です。
RPAが日本国内で広まった背景
RPAは現在、日本国内の様々な企業や自治体で導入されていますが、いったいなぜRPAが重要視され広く活用されるようになったのでしょうか？
ここでは、RPAが国内で広く使われるようになった理由をお伝えしていきます。
働き手が不足しているから
現在日本では少子高齢化が加速しており、働き手が不足しています。
そのため、足りない労働力を補う目的で、単純作業を自動化できるRPAが導入されるようになったと考えられます。
今後日本ではさらに少子高齢化が進むため、RPAが活用される機会が増えていくと予想できます。
専門知識不要で使えるから
RPAのほとんどが、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作感で使いこなせるよう設計されています。
そのため自社内で簡単に設定でき、気軽に導入できるのもRPAが広まった理由と言えそうです。
費用対効果を測りやすいから
RPAは導入に必要な費用が明確で、導入後に削減できた業務量を計測しやすい特徴があります。
そのため、費用対効果が簡単に知ることができ、多くの企業で採用される一つの理由になったと考えられます。
費用対効果が明確であれば企業からすると導入しやすくなるため、RPAが広まっている大きな理由の一つと考えられるでしょう。
ブルーカラーの機械化が進んだから
製造業と建設業において機械やAIが導入され、自動化が進んだのもRPA導入が進んだ理由と言えるでしょう。
ブルーカラー業務が自動化できるのであれば、ホワイトカラー業務においても自動化が可能ではないか、という見方が広まったためです。
こんな作業を自動化！RPAができることを簡単に解説
RPAで自動化できる作業とは、どのような内容なのでしょうか？
ここからはRPAによって自動化できる5種類の業務を、簡単に紹介していきます。
データ入力
Excelやワード、WEB上のフォームに入力する作業を自動化できます。
また、ショッピングサイトの会員登録やアンケート回答といった、簡単にできる業務の自動化も可能です。
メールの自動返信
返信する内容の決まったメールの返信も、RPAで自動化できます。
一例として会社説明会や採用面接、イベントの参加申し込みの返信は、自動化しやすい業務の一つです。
データ整理や集計
大量のデータを整理し集計するのも、RPAでの自動化に適した業務の一つです。
たとえば、多数の人を対象にアンケートを行った場合に、RPAを活用すれば大量の回答を一瞬で整理し集計できます。
人間が手動で行えばかなり時間がかかる作業ですが、RPAなら簡単に完了します。
ウェブからの情報取得
WEB上の情報を自動収集する際にも、RPAを活用できます。
たとえば、SNSやWEBサイト上の口コミやコメントを集める設定をしておけば、自動で情報を集められます。
さらに、エクセルに情報をまとめるように設定しておけば、集めたデータを必要なタイミングでチェックできます。
3種類のRPAのレベルとは？
ここまでにお伝えした通り、RPAとは単純作業を代行してくれるロボットのことです。
しかし、実はRPAには「クラス」という3つのレベルがあり、単純作業以上の業務をこなせるRPAも存在しています。
ここでは、3つのレベルのRPAとはどのようなものか、それぞれ簡単に解説していきます。
クラス1：RPA（定型業務自動化用のロボット）
クラス1のRPAとは、すでにご紹介したように提携業務を自動化できるロボットです。
情報入力や整理などの単純作業の繰り返しに適している、最も基本的なRPAです。
クラス2：EPA（非定型業務を多少こなせる）
クラス1のEPAは、RPAとAIを組み合わせることにより、一部の非定型業務の自動化が可能になったものです。
クラス1のRPAとは違い、画像や音声の解析、言語の解析といった業務も行えます。
クラス3：CA（AIの自律化）
クラス3のCAとは、より高度なAIを組み合わせることで、自己判断を下し業務を行えるようになったロボットです。
RPAが最も進化した姿であり、業務プロセスの分析や改善案の提案といった、高度な判断が可能です。
ここまでくると、レベル1の最も基本的なRPAとは、全く別物と考えたほうがいいかもしれません。
RPAツールの選び方
RPAツールは様々な企業が作成しており、性能や使用感はツールによって様々です。
RPAによる業務効率化を実現するには、自社に業務内容や状況にあったツールを選ぶことが重要です。
そこで、ここからはどのようにRPAツールを選ぶべきかを解説するので、参考にしてみて下さい。
導入対象に適したツールかどうかを確かめる
はじめに、自動化を検討している業務に適したRPAツールかどうかを確かめましょう。
RPAツールはさまざまな企業が開発しており、それぞれの特徴が異なります。
人事や経理業務、受発注などそれぞれに特化したツールがあるので、どのツールが自社に向いているかを見極めましょう。
使いやすく自社で扱えそうかを考える
自社内で簡単に扱えそうかどうかもチェックしましょう。
RPAツールは操作がシンプルで設定しやすいものから、複雑な操作が必要なものまで、幅広い種類が存在します。
操作性がシンプルなツールは専門知識不要で簡単に使いこなせるので、まずはこういったツールを導入するといいでしょう。
費用対効果を確認する
ツール導入の費用対効果を確認するのも重要です。
RPAツールを導入するには費用がかかりますが、機能が高いツールほど初期費用や維持費が高額になる傾向があります。
高機能なツールはシンプルはRPAとは違い維持費が高いため、無計画に導入すると費用が無駄になってしまいます。
自社にとってどのような機能が必要なのかを考え、予算と機能のバランスが取れた製品を選ぶようにしましょう。
サポートの手厚さを確かめる
不明点が生じた際やトラブル発生時に、どういったサポートを受けられるかも確かめましょう。
いざというときにサポートが親切であれば、スムーズに問題解決でき業務に悪影響が出るのを防げるからです。
ツールによっては、電話での問い合わせやリモートサポートといった、手厚いサポート体制を用意していることもあります。
サポートが丁寧だとトラブル時にも解決しやすくなり安心できるので、利用できるサポートの内容を事前に調べておきましょう。
おすすめのRPAツール3選
ここからはおすすめのRPAツールと、それぞれの特徴を簡単に解説していきます。
ツール選びに迷っている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
WinActor
WinActorはNTTグループが開発したRPAツールです。
国産のツールなので、日本語で操作でき導入後のサポートも日本語で受けられます。
日本国内でのRPCのシェアは№1を誇り、7,500社以上に導入されています。
日本企業の業務プロセスに合わせてツールが作られており、シナリオの作りやすさにも特徴があります。
出典：RPA 国内シェアNo.1 「WinActor（ウィンアクター）」｜NTTデータ公式サイト
RoboTANGO
RoboTANGOは、自動化したい操作内容を録画するだけでロボットを作成できる「録画機能」が搭載されたRPAツールです。
さらに、1つライセンスを購入すると、複数のPC端末で使えるので安いコストで運用開始できます。
最低利用期間は1カ月なので、RPAとはどのようなものなのかを試したい場合にも、最適なツールと言えます。
出典：【公式】RoboTANGO(ロボタンゴ)｜スターティアレイズ株式会社
AUTORO
AUTOROは、ノーコードで自動化のロボットを作成できるRPAツールです。
google chromeの拡張機能を利用すると、WEBページ上でかんたんに操作を自動化できます。
また、クラウド型なのでPC端末にインストールする必要が無く、どこからでも利用可能です。
さらに、PCを閉じているときや夜間でも動かせるので、従業員が不在のときでもリアルタイムで簡単な顧客対応が可能になります。
出典：Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
RPAの活用事例3選
ここからは事例3選を簡単に紹介していきます。
RPA導入によってどのような問題を解決したかを紹介しているので、ぜひ参考にしてみて下さい。
マルコメ株式会社
最初にご紹介するのは、マルコメ株式会社の実例です。
抱えていた問題
マルコメ株式会社は味噌を中心とする食品メーカーで、POSデータのダウンロード作業の効率化のためにRPAを導入しています。
同社では、もともと人間が社内システムにPOSデータを読み込ませ、資料作成する体制を取っていました。
このPOSダウンロードに莫大な時間がかかっており、大きな負担になっていたのです。
RPA導入による改善点
マルコメ株式会社では、RPA導入により一部卸先企業のPOSデータのダウンロードを自動化しました。
その結果、今まで約20分程度必要だったダウンロード作業を、わずか5分程度に圧縮することに成功しました。
結果として、全体で約70%の対応時間を削減できています。
楽天カード株式会社
続いてはクレジットカード会社の楽天カードの実例を紹介します。
抱えていた問題
楽天カード株式会社は、サービス維持のために200種類以上のイレギュラー業務を抱えています。
以前はそれらへの処理を手作業で行っており、膨大な労力と時間が必要で大きな負担となっていました。
RPA導入による改善点
楽天カード株式会社では、様々なイレギュラー業務の負担を削減するためにRPAツールの導入を決定しました。
その結果、200種類中12の業務をRPA導入によって自動化し、業務負担の約75%を削減することに成功しています。
出典：WinActor®導入事例【楽天カード株式会社】楽天カードがWinActorを導入。RPAで未来トレンドを手に入れた？ ｜ WinActor NTTデータ
神奈川県庁
続いては、自治体の事例をお伝えします。神奈川県庁のRPA導入事例です。
抱えていた問題
神奈川県庁では、働き方改革の一環として全庁をあげて、業務環境の改善に取り組んでいました。
そのため業務効率化を実現し、職員の負担を減らす必要に迫られていました。
RPA導入による改善点
神奈川県では行政サービスの業務効率化のために、RPAを導入しています。
2018年の実証実験や試験導入を経て、2019年から実際の業務での実用化を開始。
2021年度には16業務、2022年度には9業務でRPAを導入し、業務によっては年間数千時間の手作業削減に成功しています。
神奈川県庁では、今後も導入可能な業務に対しRPA導入を推進していく見込みです。
出典：神奈川県、RPAロボで県庁の定型業務を自動化――富士通、大崎コンピュータと共同でRPA導入の実証実験
記事まとめ
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、簡単に説明に言うと単純作業を代行してくれるロボットを指します。
上手に活用することで業務効率化につながり、社員のリソースをより価値の高い業務に割けるようになります。
その結果、企業のDX推進に大きく近づくことになるので、ぜひ自社に合ったRPAを導入してみるといいでしょう。
もし導入するツール選びで迷っている場合は、MICHIRU RPAをご検討ください。
MICHIRU RPAとは、低価格&5台のコンピューターを同時稼働可能なパワフルな使用感が魅力のRPAツールです。
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