毎日の仕事の中で、「この作業に時間がかかっている」「もっと簡単な方法があるのでは」と感じたことはないでしょうか。
例えば、複数のExcelファイルへのデータ入力、毎月の集計作業、紙の書類を使った申請手続きなどです。以前から続けている業務でも、改めて見直してみると、改善できる部分が見つかることがあります。
一方で、業務改善に取り組もうと思っても、どこから手をつければよいのかわからないという方もいるでしょう。
業務改善は、最初から新しいシステムを導入したり、大きな成果を目指したりする必要はありません。まずは身近な業務を一つ選び、現在のやり方を見直すことから始められます。
この記事では、業務改善の基本的な考え方から、初心者でも取り組みやすい5つのステップ、具体的な改善例、注意したいポイントまで解説します。
業務改善は何から始めればよい？
業務改善を始めるとき、最初に考えたいのは「どのツールを使うか」ではなく、「何を改善したいのか」ということです。
例えば、毎月の売上集計に時間がかかっている場合、ExcelのマクロやRPAで自動化する方法が考えられます。
しかし、現在の集計方法を見直すだけで、作業時間を減らせるかもしれません。
また、複数の担当者が同じ情報を入力しているのであれば、入力先を統一することで、作業自体をなくせる可能性もあります。
このように、業務改善にはさまざまな方法があります。
新しいツールの導入は選択肢の一つですが、まずは現在の仕事の進め方を整理し、無駄な作業がないか確認することが大切です。
身近な業務から改善対象を探す
改善する業務が決まっていない場合は、普段の仕事で負担に感じている作業を洗い出してみましょう。
例えば、次のような業務です。
- 毎日、同じ情報を複数のシステムに入力している
- 毎月、複数のExcelファイルを集計している
- 必要な資料やファイルを探すのに時間がかかっている
- 紙の書類を使った確認や承認が多い
- 特定の担当者しか対応できない作業がある
- 同じ内容の問い合わせに何度も対応している
こうした業務の中から、まずは一つ選んでみましょう。
最初は、作業手順が比較的わかりやすく、改善前後の効果を確認しやすい業務がおすすめです。
初心者が知っておきたい業務改善の考え方
具体的な改善方法を検討する前に、押さえておきたい考え方があります。
今のやり方が正しいとは限らない
長年続けている業務ほど、現在のやり方が当たり前になっていることがあります。
例えば、毎月決まった形式の報告書を作成していても、その報告書が現在どのように利用されているのか、確認したことがない場合もあるでしょう。
もし必要な情報が別のシステムで確認できるのであれば、報告書の作成方法を変更したり、作成自体をなくしたりできるかもしれません。
また、複数のExcelファイルに同じデータを入力している場合は、自動転記を考える前に、ファイルを統一できないか検討することも大切です。
今ある作業をそのまま効率化するのではなく、作業の必要性から考えてみましょう。
業務のゴールから逆算して考える
業務改善では、その仕事が何のために行われているのかを明確にすることが重要です。
例えば、売上集計の目的が「毎月の売上を正確に把握すること」であれば、必要なのは正確な数値を確認できる状態にすることです。
必ずしも、現在と同じ形式のExcelファイルを作成する必要はありません。
元のシステムから必要なデータを取得できるのであれば、その方法を利用することも考えられます。
作業手順から改善方法を考えるのではなく、最終的に何を実現したいのかを確認し、そこから必要な工程を整理していくことが大切です。
最初から大きな成果を目指さない
業務改善というと、大幅なコスト削減やシステムの刷新などをイメージするかもしれません。
しかし、最初から大きな成果を目指す必要はありません。
毎日10分かかっている作業を5分に短縮する、何度も行っている確認作業を一度にまとめるといった改善でも、十分に取り組む価値があります。
小さな改善であれば、実際に試しやすく、問題が見つかった場合にも修正しやすくなります。
まずは一つの業務で経験を積み、改善の進め方を理解することから始めましょう。
業務改善を進める5つのステップ
ここからは、実際に業務改善を進めるための手順を紹介します。
今回は、毎月のExcel集計作業を例にしながら説明します。
ステップ1. 改善したい業務を一つ選ぶ
まずは、改善したい業務を決めます。
初心者の場合、最初から複数の業務に取り組むよりも、一つに絞った方が進めやすくなります。
例えば、「毎月の売上集計に時間がかかっている」という課題がある場合、その業務を改善対象にします。
この段階では、具体的な改善方法まで決める必要はありません。
まずは、どの業務に負担があるのか、何に困っているのかを整理しましょう。
また、改善する業務を選ぶ際には、実際に作業を担当している人の意見も確認することをおすすめします。
管理職が負担だと思っている作業と、現場の担当者が負担に感じている作業は、必ずしも同じとは限りません。
ステップ2. 現在の作業手順と目的を整理する
改善する業務が決まったら、現在の作業手順を確認します。
例えば、毎月の売上集計であれば、次のような流れが考えられます。
- 業務システムから売上データを出力する
- 担当者ごとのExcelファイルを開く
- 必要なデータを集計用ファイルにコピーする
- 数値を確認して集計する
- 完成した集計表を上司に提出する
まずは、こうした作業を順番に書き出してみましょう。
その際に、各工程にどのくらい時間がかかっているのか、手作業で行っている部分はどこなのかも確認します。
そして、業務の目的を整理します。
今回の例であれば、「毎月の売上を正確に把握し、必要な人に共有すること」が目的です。
この目的を踏まえて、現在の作業手順が本当に必要なのかを考えていきます。
ステップ3. 不要な作業を減らせないか考える
現在の作業手順が整理できたら、改善できる部分を探します。
このとき、いきなり自動化する方法を考える必要はありません。
例えば、複数のExcelファイルに分かれているデータを、一つのファイルで管理できないか検討します。
また、毎回手作業でコピーしているデータについて、元のシステムから集計済みの情報を出力できないか確認してみましょう。
上司に提出している集計表も、現在の形式が本当に必要なのか確認することで、作成する項目を減らせる可能性があります。
このように作業を見直すことで、ツールを導入しなくても改善できる部分が見つかるかもしれません。
ただし、確認や承認の工程には、ミスの防止や内部統制などの理由がある場合もあります。必要な工程までなくしてしまわないよう、関係者と確認しながら進めましょう。
ステップ4. 改善方法を一つ選んで試す
不要な作業を整理したら、残った作業をどのように効率化するか考えます。
例えば、Excelの集計であれば、関数やマクロを利用して処理を簡単にする方法があります。
利用しているシステムに集計機能がある場合は、その機能を活用することも考えられます。
また、毎月決まったシステム操作が必要であれば、RPAによる自動化も選択肢になります。
重要なのは、最初から複数の方法を組み合わせようとしないことです。
まずは実現しやすい方法を一つ選び、実際に試してみましょう。
例えば、手作業で行っているExcel集計を関数で処理できるようにするだけでも、作業時間を短縮できる可能性があります。
ステップ5. 効果を確認して日常業務に取り入れる
改善方法を試したら、実際に効果があったのか確認します。
例えば、集計作業にかかる時間がどのくらい変わったのか、入力ミスや確認作業が減ったのか、といった点です。
改善前後の作業時間を記録しておくと、効果を比較しやすくなります。
ただし、作業時間が短くなっても、数値の確認に手間が増えたり、担当者が変わると使えなかったりする場合は、運用方法を見直す必要があります。
実際の業務で継続して使えるかどうかも重要です。
効果が確認できたら、作業手順を共有し、必要に応じてマニュアルを作成するなど、担当者が変わっても利用できる状態にしていきましょう。
初心者でも取り組める業務改善の具体例
業務改善は、特定の部署だけでなく、さまざまな業務で取り組めます。
ここでは、身近な改善例を紹介します。
Excelの集計作業を見直す
Excelで行っている集計作業は、比較的取り組みやすい業務の一つです。
例えば、毎月複数のCSVファイルを開いてデータをコピーしている場合、Excelの標準機能や関数を利用して集計方法を変更できる可能性があります。
また、繰り返し同じ処理を行っているのであれば、マクロによる自動化も考えられます。
ただし、最初からマクロを作成する必要はありません。
まずはExcelの機能で対応できないか確認し、それでも手作業が残る場合に、自動化を検討するとよいでしょう。
紙の申請書や承認作業を見直す
紙の申請書を使っている業務も、改善を検討しやすい分野です。
例えば、申請書を印刷し、上司に提出して承認印をもらい、その後担当部署へ回している場合です。
このような業務では、申請に必要な項目や承認の手順を見直すことから始められます。
そのうえで、必要に応じて電子申請に対応したSaaSなどを検討する方法があります。
紙の書類をそのまま電子化するのではなく、申請から承認までの流れを簡単にできないか考えることが大切です。
社内の情報共有を見直す
社内の情報共有についても、業務改善の余地があります。
例えば、必要な資料が担当者ごとに異なるフォルダへ保存されており、探すたびに時間がかかっている場合です。
この場合、保存場所やファイル名のルールを統一するだけでも、情報を探しやすくなる可能性があります。
また、社内マニュアルや手順書が増えている場合は、AIを使って必要な情報を検索できる仕組みを検討する方法もあります。
ただし、情報が整理されていなければ、AIを導入しても正確な情報を探しにくい場合があります。
まずは現在の資料の管理方法を見直すことが大切です。
改善方法がわからないときはAIに相談してみる
業務改善に取り組もうとしても、自分だけでは改善方法が思いつかない場合があります。
そのようなときは、生成AIに現在の業務を説明してみるのも一つの方法です。
例えば、次のように質問できます。
「毎月、複数のExcelファイルから売上データを集め、手作業で集計しています。現在の作業手順に無駄がないか確認し、改善方法を提案してください。できれば、今あるExcelを使って対応したいと考えています。」
このように、現在の作業内容に加えて、困っていることや希望する条件を伝えると、改善方法を検討しやすくなります。
また、AIにはExcelの関数やマクロ、業務に合わせたテンプレートなどの作成を依頼することもできます。
ただし、AIが提案する方法が必ず正しいとは限りません。
実際に業務へ取り入れる前には、内容を確認し、テストを行う必要があります。
また、顧客情報や個人情報、機密情報を安易に入力しないよう、社内の利用ルールに従って活用しましょう。
AIは業務改善の方法を考えるための相談相手にもなります。具体的な方法が思いつかない場合は、選択肢を整理するところから手伝ってもらうとよいでしょう。
業務改善に役立つツールの選び方
業務改善を進める中で、ツールの活用が必要になる場合もあります。
ただし、便利そうだからという理由だけで導入するのではなく、現在の業務に合っているかを確認することが重要です。
Excel・マクロが適している業務
Excelの関数やマクロは、データの集計や照合、定型的なファイル処理などに適しています。
現在Excelを利用しているのであれば、既存の環境を活用できる点もメリットです。
一方、複数の担当者による同時編集や、複雑な承認フロー、データの一元管理が必要な場合には、専用のサービスを利用した方が適していることもあります。
SaaSが適している業務
会計、勤怠管理、経費精算、顧客管理、受発注管理など、特定の業務を継続的に管理する場合は、業務に特化したSaaSが選択肢になります。
例えば、Excelで行っている経費精算を専用のSaaSに切り替えることで、申請から承認、集計までの流れをまとめられる可能性があります。
ただし、利用料金だけでなく、必要な機能や既存システムとの連携、運用方法も確認する必要があります。
RPA・AIが適している業務
毎回同じ画面操作を繰り返す業務では、RPAによる自動化が適している場合があります。
例えば、Excelから業務システムへのデータ転記や、定期的な情報取得などです。
ただし、RPAは操作方法の習得やシナリオ作成に時間がかかるため、導入後の運用も考えておく必要があります。
一方、書類の読み取り、文章の作成、社内情報の検索などでは、AIを活用できる場合があります。
また、AIとRPAを組み合わせることで、書類の読み取りから別システムへの入力まで、一連の処理を効率化する方法も考えられます。
どのツールが適しているかは、業務の内容や目的によって異なります。
最初から特定のツールに決めるのではなく、複数の方法を比較して選ぶことが大切です。
業務改善でよくある失敗と注意点
業務改善は、方法を考えるだけでなく、実際の業務で使えるようにすることが重要です。
ここでは、初心者が特に注意したいポイントを紹介します。
最初から複雑な業務に取り組んでしまう
最初から複数の部署が関わる業務や、例外処理の多い業務に取り組むと、作業手順の整理や改善方法の検討に時間がかかることがあります。
特に、RPAなどの新しいツールを利用する場合は、操作方法の習得も必要です。
最初は比較的簡単な業務から始め、改善の進め方に慣れてから対象を広げていくことをおすすめします。
現場の担当者に確認せず進めてしまう
業務の流れを十分に確認しないまま改善を進めると、必要な作業を見落としてしまう可能性があります。
例えば、通常の手順だけを確認して自動化した結果、例外的な処理に対応できないということも考えられます。
こうした問題を防ぐためにも、実際に作業している担当者の意見を取り入れることが大切です。
また、改善を担当者一人に任せきりにせず、必要に応じて関係者と協力できる体制をつくりましょう。
改善した方法が使われなくなる
新しいツールや仕組みを導入しても、実際の業務で使われなければ期待した効果は得られません。
操作が難しかったり、以前のやり方の方が使いやすいと感じられたりすると、元の方法に戻ってしまうこともあります。
そのため、改善方法を試す段階から現場の担当者に参加してもらい、無理なく利用できるか確認することが重要です。
また、導入後も利用状況を確認し、必要に応じて手順を見直していきましょう。
AIやRPAを活用した業務改善ならMICHIRU
株式会社MICHIRUでは、企業の業務効率化を支援する「MICHIRU RPA」と「MICHIRU AI」を提供しています。
MICHIRU RPAは、ExcelやWebシステムなど、パソコン上で繰り返し行う定型業務の自動化に活用できます。
また、MICHIRU AIは、書類のOCR処理、社内ナレッジの検索、翻訳など、AIを活用した業務効率化に対応しています。
例えば、AIで読み取った書類の情報をRPAで業務システムへ入力するなど、それぞれの特徴を生かした活用も可能です。
業務改善では、ツールを導入すること自体が目的にならないよう、現在の業務を整理し、目的に合った方法を選ぶことが大切です。
AIやRPAを活用した業務改善を検討されている場合は、お気軽にご相談ください。
まとめ
業務改善は、最初から大規模なシステム導入や複雑な自動化に取り組む必要はありません。
まずは身近な業務を一つ選び、現在の作業手順と目的を整理することから始めましょう。
そのうえで、不要な作業を減らし、残った作業について改善方法を検討します。
Excelの関数やマクロ、SaaS、RPA、AIなど、利用できる方法はさまざまですが、必ずしも新しいツールが必要とは限りません。
また、改善方法が思いつかない場合は、AIに現在の業務を相談してみるのも一つの方法です。
大切なのは、最初から完璧な仕組みを目指すのではなく、小さな改善を試し、効果を確認しながら進めていくことです。
まずは普段の仕事の中から、改善できそうな業務を一つ探してみてはいかがでしょうか。
