DXに取り組む企業が増える中、中小企業でも業務のデジタル化やITツールの導入が進んでいます。

会計や勤怠管理などのSaaS、RPAによる業務自動化、生成AIの活用など、以前と比べて取り組みやすい環境が整ってきました。

一方で、「DXを進めたいが、何から始めればよいかわからない」「ツールを導入したものの、社内で十分に活用されていない」といった課題を抱える企業もあるのではないでしょうか。

DXを進めるうえで重要なのは、新しいツールを導入することだけではありません。現在の業務を見直し、実際に利用する担当者と協力しながら、仕事の進め方を変えていくことが大切です。

この記事では、中小企業がDXを進めるための具体的な手順や、推進体制のつくり方、ITツールの選び方、導入後に活用を定着させるポイントを解説します。

中小企業のDXは何を目指す取り組みなのか

DXというと、新しいシステムを導入したり、紙の書類を電子化したりすることをイメージするかもしれません。

もちろん、こうした取り組みも重要ですが、それだけでDXが実現するわけではありません。

DXは、デジタル技術を活用して業務や組織のあり方を見直し、企業の競争力や提供する価値を高めていく取り組みです。

例えば、紙の申請書を電子化するだけでなく、申請から承認までの手順を見直し、確認にかかる時間を減らすこともその一つです。

また、営業担当者ごとに管理していた顧客情報を共有できる仕組みに変更すれば、担当者が不在でも対応しやすくなり、営業活動の進め方を改善できる可能性があります。

重要なのは、デジタル技術を使って何を実現したいのかという点です。

中小企業の場合、最初から会社全体の大規模な改革を目指す必要はありません。身近な業務の改善を積み重ね、少しずつ取り組みを広げていく方法もあります。

中小企業でDXが進まない理由

DXの必要性を感じていても、実際に取り組もうとすると、さまざまな課題が出てきます。

特に中小企業では、人員や予算が限られているため、日常業務と並行して進めることが難しい場合があります。

何から始めればよいかわからない

DXに活用できるツールは数多くあります。

会計、勤怠管理、顧客管理、受発注管理などのSaaSに加え、RPAや生成AIなども選択肢になります。

しかし、選択肢が多いことで、かえって何を導入すべきか判断できなくなることもあります。

そのため、最初からツールを選ぶのではなく、現在の業務で何に困っているのか、どのような状態を目指したいのかを整理することが大切です。

日常業務が忙しく、改善に時間を割けない

中小企業では、一人の担当者が複数の業務を兼任していることも珍しくありません。

DXを進めることになっても、通常業務が優先され、改善活動が後回しになってしまう場合があります。

特に、新しいシステムの設定や運用方法の整理には、一定の時間が必要です。

通常業務に加えてDX推進を任せるのであれば、担当者が取り組むための時間を確保し、必要に応じて周囲がサポートできる体制を整えることが重要です。

ツールを導入しても活用が進まない

新しいシステムを導入したものの、現場では以前のExcelや紙の書類を使い続けているという状況も考えられます。

ツールの機能が十分でも、操作が難しかったり、実際の業務に合っていなかったりすると、利用が定着しないことがあります。

また、導入の目的が現場に伝わっていなければ、従来のやり方を変える必要性も感じてもらいにくくなります。

DXでは、導入すること以上に、導入後にどのように使っていくかを考える必要があります。

中小企業がDXを進めるための5つのステップ

DXを進める際は、最初からすべての業務を変更するのではなく、段階的に取り組むことをおすすめします。

ここでは、中小企業が取り組みやすい進め方を5つのステップで紹介します。

ステップ1. 経営課題と目標を明確にする

まずは、DXによって何を実現したいのかを整理します。

例えば、次のような目標が考えられます。

• 人手不足に対応するため、定型業務の負担を減らしたい
• 顧客情報を社内で共有し、営業活動を改善したい
• 紙の書類やExcelで行っている管理業務を見直したい
• 特定の担当者に依存している業務を減らしたい
• データを活用して、経営判断をしやすくしたい

大切なのは、単に「DXを進める」という目標にしないことです。

例えば、経費精算に時間がかかっているのであれば、申請から承認までの作業を簡単にすることが目標になります。

目的が明確になれば、どの業務から取り組むべきか、どのような方法が適しているかも考えやすくなります。

ステップ2. 現在の業務と課題を整理する

次に、対象となる業務の作業手順を確認します。

誰が、どのような手順で作業しているのか、どのくらいの時間がかかっているのか、どこに負担があるのかを整理しましょう。

この段階で意識したいのが、現在のやり方をそのままデジタル化する必要はないということです。

例えば、毎月複数のExcelファイルに同じ情報を入力しているのであれば、転記を自動化する前に、そもそも入力先を統一できないか検討します。

また、紙の申請書を電子化する場合も、現在の承認手順をそのまま残すのではなく、不要な工程がないかを見直すことが大切です。

業務のゴールから逆算し、必要な作業だけを残すという視点を持ちましょう。

ステップ3. DXを推進する担当者・チームを決める

DXを継続して進めるためには、中心となる担当者が必要です。

経営者が方針を決めるだけでは、日々の改善活動が進まないこともあります。

一方で、担当者一人にすべてを任せると、通常業務との両立が難しくなったり、その人しか内容を把握していない状態になったりする可能性があります。

そのため、DXを推進する担当者を決めたうえで、必要に応じて現場の担当者や管理職、情報システム担当者などを含めたチームをつくる方法が考えられます。

大規模な専門部署を設ける必要はありません。

例えば、改善対象となる部署の担当者と、ITツールに詳しい社員、改善を判断できる管理職が協力するだけでも、進めやすくなる場合があります。

また、誰が導入を判断するのか、誰がツールの設定や運用を担当するのか、トラブルが発生した場合に誰が対応するのかも整理しておきましょう。

役割が曖昧なまま進めると、導入後に対応する人がいなくなってしまうことがあります。

ステップ4. 小さな業務からデジタル化を進める

DXという言葉から、大規模なシステム刷新をイメージするかもしれません。

しかし、最初から会社全体の仕組みを変える必要はありません。

まずは、改善効果を確認しやすい業務を一つ選び、小さな範囲で試してみることをおすすめします。

例えば、毎月の集計作業をExcelのマクロで効率化する、紙で行っている申請をSaaSに切り替える、繰り返しのデータ入力をRPAで自動化するといった方法です。

また、生成AIに現在の作業手順を説明し、改善方法を相談するところから始めてもよいでしょう。

最初の取り組みでは、改善効果だけでなく、現場の担当者が無理なく利用できるかも確認します。

小さな取り組みで経験を積むことで、次の業務にも展開しやすくなります。

ステップ5. 効果を確認し、取り組みを広げる

改善方法を試したら、実際にどのような効果があったのか確認します。

例えば、作業時間の短縮、入力ミスの削減、情報共有にかかる時間の変化などが考えられます。

また、ツールを利用することで新しい作業が増えていないか、担当者が変わっても運用できるかといった点も確認しましょう。

想定した効果が得られなければ、設定や作業手順を見直します。

効果が確認できた場合は、同じような業務を行っている別の部署への展開も検討できます。

一度にすべてを変えるのではなく、改善と検証を繰り返しながら取り組みを広げていくことが大切です。

DXに活用できるITツールと選び方

DXに活用できるITツールには、さまざまな種類があります。

それぞれ得意とする業務が異なるため、目的に合ったものを選ぶことが重要です。

業務に特化したSaaS

現在は、さまざまな業界や業務に特化したSaaSが提供されています。

例えば、会計、勤怠管理、経費精算、営業管理、在庫管理、生産管理などです。

こうしたサービスは、対象業務に必要な機能があらかじめ用意されているため、現在の仕事の進め方を大きく改善できる場合があります。

例えば、Excelで行っている経費精算を専用のSaaSに移行すれば、申請・承認・集計まで一つの仕組みで管理できる可能性があります。

ただし、既存システムとの連携や、現在の業務に必要な機能があるかは確認が必要です。

RPAによる定型業務の自動化

RPAは、パソコン上で行う定型的な操作を自動化するためのツールです。

例えば、Excelから業務システムへの転記、Webシステムへのデータ入力、定期的な情報取得などに活用できます。

既存のシステムを変更することが難しい場合でも、画面操作を自動化できる可能性があります。

一方で、RPAは導入後すぐに使いこなせるとは限りません。

操作方法の習得やシナリオの作成、動作確認には時間が必要です。また、システムの画面や操作方法が変わった場合には、シナリオの修正が必要になることもあります。

導入時には、自動化する業務だけでなく、誰がシナリオを作成し、運用・保守するのかも考えておきましょう。

AIによる情報処理や業務支援

生成AIやAI-OCRは、文章や書類、情報を扱う業務に活用できます。

例えば、請求書やFAXの読み取り、社内マニュアルの検索、資料の要約、文章作成などです。

また、AIに業務の内容を説明し、改善方法を考えてもらったり、Excelのマクロやテンプレートを作成してもらったりすることもできます。

AIは、業務に組み込むだけでなく、DXの進め方を考える際の相談相手としても活用できます。

ただし、AIの回答や生成物は必ずしも正確とは限りません。実際の業務で利用する際には、内容の確認や動作検証が必要です。

既存システムとの連携も検討する

新しいツールを導入する場合は、すでに利用しているシステムとの連携も重要です。

例えば、営業管理システムと会計システムの両方に同じ情報を入力している場合、それぞれのシステムを連携できれば、二重入力を減らせる可能性があります。

システムによっては、標準機能やAPIを利用してデータを連携できる場合があります。

一方、直接連携できない場合は、CSVファイルの取り込みやRPAによる画面操作なども選択肢になります。

新しいシステムを増やすだけでなく、現在利用している仕組みをどのようにつなぐかという視点も大切です。

DX推進で重要なのは現場の担当者

DXを進めるうえで、ツールの選定と同じくらい重要なのが、実際に業務を行っている担当者の存在です。

新しい仕組みを導入しても、現場で使われなければ期待した効果は得られません。

現場の意見を取り入れる

日常業務には、マニュアルに記載されていない細かな手順や、例外的な処理が含まれていることがあります。

こうした内容を十分に把握しないままシステムを導入すると、必要な機能が不足していたり、かえって作業が増えてしまったりすることがあります。

そのため、ツールの選定や業務フローの見直しには、実際に作業を行っている担当者に参加してもらうことが重要です。

また、現場の担当者が改善に関わることで、新しい仕組みを導入する目的も共有しやすくなります。

DXを担当者任せにしない

DX推進の担当者を決めることは重要ですが、その人だけに任せきりにしないことも大切です。

特に中小企業では、通常業務と兼任するケースも多く、改善活動に十分な時間を確保できないことがあります。

また、ITツールの設定や運用を一人だけが理解している状態では、担当者の異動や退職によって運用が難しくなる可能性があります。

進捗や課題を共有する機会を設けたり、運用方法をマニュアル化したりするなど、チームとして継続できる体制を整えましょう。

経営者や管理職が改善活動に必要な時間を確保し、部門間の調整を行うことも重要です。

社内にノウハウを蓄積する

DXに取り組む際は、ツールを導入するだけでなく、社内に知識や経験を蓄積していくことも意識したいところです。

例えば、RPAを導入する場合、外部の支援を受けながらシナリオを作成する方法もありますが、社内でも基本的な操作や運用方法を理解しておくことで、改善を続けやすくなります。

また、導入時に苦労したことや、実際に効果があった方法を記録しておけば、別の業務に取り組む際にも役立ちます。

最初から高度な知識を身につける必要はありません。

小さな取り組みを通じて経験を積み重ね、少しずつ対応できる範囲を広げていくことが重要です。

DXはツールを導入して終わりではない

DXで注意したいのが、システムの導入そのものが目的になってしまうことです。

例えば、新しい顧客管理システムを導入しても、営業担当者が情報を入力しなければ、社内で顧客情報を共有することはできません。

また、便利なSaaSを導入しても、以前のExcel管理が残っていれば、かえって管理する情報が増えてしまう可能性があります。

こうした状況を防ぐには、導入後の利用状況を確認し、必要に応じて業務のルールを見直すことが必要です。

誰がデータを入力するのか、どの情報を新しいシステムで管理するのか、以前の管理方法をいつ終了するのかといった運用ルールも整理しておきましょう。

また、改善前後の作業時間や利用状況を確認し、期待した効果が得られているかを判断することも大切です。

導入したツールが現場で使われていないのであれば、その理由を確認し、設定や運用方法を見直す必要があります。

DXは一度のシステム導入で完了するものではありません。

実際の業務に定着させ、改善を続けていくことが重要です。

中小企業のDXにMICHIRU AI・RPAを活用する

株式会社MICHIRUでは、企業の業務効率化を支援する「MICHIRU RPA」と「MICHIRU AI」を提供しています。

MICHIRU RPAは、ExcelやWebシステムなど、パソコン上で繰り返し行う定型業務の自動化に活用できます。

また、MICHIRU AIは、書類のOCR処理、社内ナレッジの検索、翻訳など、AIを活用した業務効率化に対応しています。

例えば、AIで読み取った書類の情報をRPAで業務システムへ入力するなど、それぞれの特徴を生かした活用も可能です。

DXを進める際は、まず現在の業務や課題を整理し、目的に合った方法を選ぶことが大切です。

AIやRPAを活用した業務改善を検討されている場合は、お気軽にご相談ください。

まとめ

中小企業がDXを進める際は、最初から大規模なシステム導入や会社全体の改革を目指す必要はありません。

まずは現在の業務を見直し、何を改善したいのかを明確にすることが大切です。

そのうえで、SaaSやRPA、AIなどの中から、業務に合った方法を選びましょう。

また、DXを継続して進めるためには、中心となる担当者を決め、現場や関係部署と協力できる体制をつくることも重要です。

そして、ツールを導入して終わりにせず、実際に利用されているか、改善の効果が出ているかを確認しながら運用を見直していく必要があります。

まずは身近な業務から小さく始め、社内に経験を蓄積しながら、少しずつDXの取り組みを広げていきましょう。